Show, don't tell

We stonden voor een forse reorganisatie mét krimp. De krimp kon gedeeltelijk worden opgevangen, wanneer medewerkers bereid waren in een andere regio te gaan werken, maar dan moesten ze daartoe wel bereid zijn.

Mijn opdracht, 'doe een communicatievoorstel', vond ik niet eenvoudig. Zo'n 40 managers op 8 locaties waren bij deze klus betrokken. Hoe kon communicatie bijdragen aan een soepel verlopende en succesvolle operatie?

Ik probeerde me in te leven: je bent manager, mag niemand aannemen en er zijn achterstanden. Ga jij dan uitstekende medewerkers motiveren op een andere locatie te werken? Dat druist toch regelrecht tegen het eigenbelang in?

De conclusie was snel getrokken: met wat voor voorstel ik ook zou komen, de weerstand zou altijd groot zijn. Ieder communicatieplan was bij voorbaat gedoemd tot mislukken en wat ik ook op papier zette, het raakte niet de kern.

Ik besloot het helemaal anders aan te pakken en verplaatste me in de managers. Wat zou nodig zijn om deze reorganisatie voor elkaar te krijgen?

Na een middag nadenken had ik een aantal kernwoorden op papier. Woorden als 'tijd', 'prioriteit' 'beloning als het lukt' ieder aspect waarvan ik dacht dat aandacht verdiende, werd benoemd. Vervolgens zocht ik bij ieder woord een duidelijke illustratie die ik op grote vellen gekleurd papier plakte. Tot slot plakte ik een cynische cartoon over ontslag op de voorkant.

Toen de bespreking van het communicatieplan op de agenda stond ( ik had er extra tijd voor gevraagd), kreeg iedereen een vel met de cartoon naar boven.
'Zó willen we het natuurlijk niet' begon ik, 'maar hoe dan wel?'
Aan de hand van de plaatjes (tekst was in het hele 'plan' niet te vinden), ontstond een discussie over wat deze managers nodig hadden om hun medewerkers zo ver te krijgen te veranderen van standplaats en wat zij zelf nodig hadden om deze taak op zich te nemen. Naast de illustraties maakten ze aantekeningen en noteerden zij de afspraken. De illustraties stonden precies voor hetgeen besproken diende te worden. Ondertussen vulde ik aan met suggesties voor ondersteunende communicatiemiddelen.

Het 'plan' had verschillende positieve effecten:

1. Het was verrassend en daardoor interessant
2. Er werd niks 'door de strot gedouwd', managers voelden zich serieus genomen.
3. Er ontstond een heldere visie en consensus vanuit de managers zelf.
4. Het project werd een succes doordat managers echt de tijd kregen én namen mensen te motiveren elders te gaan werken. Hoewel 'plaatjes' misschien frivool klinkt, was het project bij aanvang serieus aangepakt. Ontslagen bleken uiteindelijk niet aan de orde.

De manager als belangrijkste communicatiemiddel, het werkt.


Sapphira Rodens