Jij, communicatie adviseur, hebt het goed voor elkaar: een verandertraject gaat van start en je zit vanaf dag één met het hoogste management om tafel. Getallen, targets en vertrouwelijke informatie vliegen over tafel en je krijgt stukken die 'prudentie' vereisen.
Gefeliciteerd! Je hebt de juiste positie om dit traject communicatief succesvol te maken.
Vol energie en enthousiasme schrijf je direct een communicatieplan. Je denkt aan alles: een startbijeenkomst, intranet als belangrijkste communicatiekanaal, yammer voor interactie en vragen, twee keer een special edition van de nieuwsbrief, én een leuke gadget voor de medewerkers als het traject is afgelopen. Tijdens de eerst volgende vergadering wordt jouw plan (10 minuten op de agenda), besproken. Na en kleine toelichting waarbij je benadrukt dat communicatie vooral aangehaakt moet blijven (tuurlijk, je krijgt een uitnodiging voor de vergaderingen), krijg je van het management committment en een akkoord. 'Prima, ga maar doen.'
Communicatie is geregeld. Of niet?
Medewerkers vinden hun manager het belangrijkste communicatiemiddel. Zij horen het liefst van hem of haar hoe het zit, wat er gaat gebeuren. Direct vragen kunnen stellen, invloed nemen en reageren spelen daarbij een belangrijke rol. Daarom zíjn managers ook het belangrijkste communicatiemiddel.
Als je het zo bekijkt, ga jij met een andere rol met het management aan tafel. Je insteek wordt dan managers communicatiever maken, hen inzetten als het belangrijkste communicatiemiddel. Jij bent procesleider in afstemming over communicatievisie en strategie, over inhoud en boodschap, interactie met medewerkers, tone of voice, timing. Op deze manier 'manage' je de communicatie, en dat is ook hoe je het kunt 'verkopen'.
Aan de voorkant van het proces neemt het meer tijd in beslag, de winst zit in het vervolg. Pas als er overeenstemming is en afspraken helder zijn, ga je praten over ondersteunende communicatiemiddelen.
Sapphira Rodens.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten